Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот - создание и ведение первичной документации, получение ценных бумаг по имуществу производству от других учреждений принятие их к учету обработке и архивированию.

Классификация

Документация по бухучету группируется условно для удобства по:

• Месту составления;
• Порядку составления;
• Назначению;
• Способу использования;
• Содержанию.

По распоряжению можно выделить следующие группы документации:

• Распорядительные – документы с содержанием предписаний для осуществления хозяйственных операций. Сюда можно отнести такие документы как распоряжения, приказы, поручения и т.д.
• Исполнительные - документальные факты того, что операция осуществилась. Сюда можно отнести ордера по приходу и расходу средств реквизиты, квитанции, акты выполненных работ.
• Документация бухгалтерского оформления – различные бумаги по расчетам.
• Комбинированные – документы, содержащие в себе признаки трех предыдущих сведений.

По месту составления различают внешнюю документацию и внутреннюю.

• Внешние документы – информация, поступающая от других организаций, банков, поставщиков прочих.
• Внутренние – документы, составляющиеся внутри фирмы.

Порядок составления предполагает ведение первичной документации, то есть регистрации всей базы сразу же после осуществления операций, и сводной - формирующейся на основании данных первичных сведений. Сводные – это отчеты, платежные ведомости и другая информация.

Есть сводные документы разовые, где вводится информация для разового использования, а есть накопительные, то есть документация, которая позже сдается в архив.

По содержанию можно выделить денежные, расчетные и материальные.

• К денежным относятся документы в виде банковских чеков, кассовых ордеров.
• К расчетным документам можно отнести такую документацию как счета фактуры, платежные поручения, квитанции, то есть финансовые взаимоотношения между физическими лицами и организациями.
• К материальным документам можно отнести движение материальных ценностей в виде ордера приходных средств, накладных требований, лимитной карты. Материальные документы в зависимости от формы заполняются вручную или компьютерным набором.

Организационно-распределительная документация

Для того, чтобы правильно распределить документы, нужно чтобы порядок отвечал следующим правилам:

• целесообразности;
• цели документа;
• запросам;
• способам изложения текста.

Для того, чтобы была корректно изложена информация в документах, необходимо знать в совершенстве нормативно-правовую базу. Это позволит провести компании аутсорсеру важнейшие операции, например восстановление бухгалтерского учета (стоимость Москва примерно можно узнать на любом из сайтов).

Знания нормативно правовых актов позволит правильно привести в порядок всю организационно-распределительную документацию по группам в электронном виде при помощи специальных программ, помогающих автоматизировать расчеты и свести весь баланс. А также систематизировать всю документацию по группам для облегчения работы для себя и для восстановления отчетности для налоговых служб.

В качестве отчетности может быть потребована не только сводная, но и первичная документация, поэтому проверяются не только итоговая информация, но и текущие справки, акты, квитанции и другие данные организации.

Распределение документации дает возможность аутсорсеру видеть положение веще фирмы клиента, это означает возможность, что может быть дана объективная консультация бухгалтера для ИП по активам предприятия, возможным материальным и нематериальным рискам.

Правила составления документа

• форма продольного бланка предполагает размещение реквизитов заголовка вдоль верхней части, отдаленной в равной степени, как справа, так и слева.
• Для писем реквизиты (угловое размещение) размещают верхнем левом углу, что делает экономии площади на 1/5 площади листа.
• документ условно можно разделить на три части: служебное поле, поле размещения номера, рабочее поле.
• Служебная часть - место, где крепится документ для последующей сдачи в архив.

Функции главного бухгалтера аутсорсинговой компании

Все рабочие процессы осуществляются под руководством главного бухгалтера аутсорсинговой компании.

В его функции входят:

• руководство подопечными;
• постановка бухгалтерского учета в организации клиента;
• ведение учетной политики;
• составление своевременной налоговой отчетности и подачи ее в достоверном виде в соответствующие службы.

Главный бухгалтер – лицо, несущее ответственность за материальную часть организации на основании заключенного договора.

Договор является гарантией ответственности и в случае разногласий это серьезное основание для судебных споров между заказчиком услуг и исполнителем.